מה זה Copilot 365 לעסקים? כל מה שחשוב לדעת

מרגישים שהעבודה המשרדית הופכת למשימה יומיומית חוזרת ונשנית? שכתיבת דוחות, ניתוח נתונים בקבצי Excel ויצירת מצגות לוקחת שעות יקרות שיכולות להיות מנוצלות טוב יותר? אם התשובה היא כן, הגיע הזמן להכיר את Microsoft 365 Copilot - הכלי שיכול לשנות באופן קיצוני את אופן העבודה של הצוות שלכם.

מה זה Microsoft 365 Copilot בעצם?

Microsoft 365 Copilot הוא מסייע בינה מלאכותית מתקדם שמשתלב ישירות עם כל אפליקציות Microsoft 365 שאתם כבר מכירים ואוהבים. במקום לעבוד עם כלי AI נפרד, אתם מקבלים עוזר חכם שעובד איתכם בתוך Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams ועוד.

הטכנולוגיה מבוססת על מודלי שפה גדולים (LLMs) מתקדמים שמובנים ב-Microsoft Graph - הרשת שמחברת בין כל הנתונים הארגוניים שלכם. המשמעות? Copilot מכיר את התוכן שלכם, מבין את ההקשר העסקי, ויכול לתת הצעות מותאמות אישית בהתבסס על המידע הארגוני שלכם.

התכונות המרכזיות שישנו את אופן העבודה שלכם

בינה מלאכותית לכתיבה ויצירת תוכן

בתוך Microsoft Word, Copilot יכול לעזור לכם ליצור מסמכים מהתחלה או לשפר טקסטים קיימים. במקום לבזבז שעות על כתיבת הצעות מחיר או דוחות, אתם יכולים להנחות את Copilot ליצור טיוטה ראשונית ולשפר אותה איתכם. המערכת מסוגלת להבין את הסגנון הארגוני שלכם ואת הטון המתאים לכל סוג מסמך.

אוטומציה במיקרוסופט Excel למינוי נתונים

Excel עם Copilot הופך לכלי עוצמתי לניתוח נתונים. אתם יכולים לבקש מהמערכת ליצור נוסחאות מורכבות, לזהות מגמות בנתונים, או ליצור טבלאות וגרפים בקלות. במקום לבזבז שעות על חישובים ידניים, אתם מקבלים תובנות מיידיות שיכולות לעזור לכם לקבל החלטות עסקיות מושכלות.

כלי AI ל-Office לשיפור מצגות

ב-PowerPoint, Copilot יכול ליצור מצגות מלאות מתיאור קצר, להוסיף תוכן רלוונטי, ואפילו להציע עיצובים מתאימים. זה אידיאלי לעסקים שצריכים ליצור מצגות באופן קבוע ללקוחות או לצוותים פנימיים.

חידושים באופיס 365 לתקשורת ושיתוף פעולה

ב-Teams ו-Outlook, Copilot יכול לסכם פגישות, ליצור פרוטוקולים אוטומטיים, ולעזור בניהול תקשורת יעילה יותר. הוא יכול גם לסכם שרשורי מייל ארוכים ולהציע תשובות מתאימות.

למה Copilot 365 מתאים במיוחד לעסקים עם 10-300 עמדות?

עבור עסקים בגודל הזה, הזמן הוא המשאב הכי יקר. כל שעה שחוסכים על משימות אדמיניסטרטיביות היא שעה שיכולה להיות מוקדשת ללקוחות, לפיתוח עסקי או לחדשנות. קופיילוט 365 יכול להיות אחד מפתרונות המחשוב לעסקים שיעזרו לכם להוביל את העסק קדימה.

חיסכון משמעותי בזמן עבודה

חברה בת 50 עובדים שחוסכת שעה אחת ביום לכל עובד בזכות Copilot, חוסכת למעשה 250 שעות עבודה בשבוע. כשמכפילים את זה בעלות השעה הממוצעת של עובד, המספרים מדברים בעד עצמם.

שיפור איכות התפוקות

Copilot לא רק מאיץ את העבודה, אלא גם משפר את איכותה. טקסטים יותר מקצועיים, ניתוחי נתונים מדויקים יותר, ומצגות עם עיצוב אחיד - כל אלו תורמים לתדמית מקצועית יותר מול לקוחות ושותפים עסקיים.

דרישות מערכת והתקנה - מה אתם צריכים לדעת

דרישות בסיסיות למערכת

כדי להשתמש ב-Microsoft 365 Copilot, אתם צריכים מנוי פעיל ל-Microsoft 365 מאחד הסוגים הבאים: Business Basic, Business Standard, Business Premium, או אחד מתוכניות Enterprise. המערכת דורשת גם שהמשתמשים יהיו מוגדרים עם Microsoft Entra ID accounts ושהתיבות הדואר יהיו מתארחות ב-Exchange Online.

תהליך הרישוי והמחירים

Copilot נמכר כתוספת (add-on) למנוי הקיים שלכם ב-Microsoft 365. המחיר הגלובלי עומד על 30 דולר למשתמש לחודש, אבל מומלץ לבדוק עם ספק IT מקומי לגבי מחירים מותאמים לשוק הישראלי ולנפח המשתמשים שלכם.

הכנת הארגון לשימוש

לפני התקנת Copilot, חשוב לוודא שהמערכות שלכם מעודכנות. המערכת עובדת הכי טוב עם הגרסאות העדכניות של יישומי Office, ודורשת שהעובדים יעבדו בערוץ העדכונים הנוכחי (Current Channel) או הערוץ הארגוני החודשי.

שלבים מעשיים להתחלת השימוש

שלב ראשון: הכנת התשתית

התחילו עם בדיקה שכל המשתמשים שלכם מוגדרים נכון במערכת ושיש להם גישה מתאימה לקבצים ולמידע הארגוני. זה חיוני כי Copilot יכול לעבוד רק עם המידע שהמשתמש מורשה לראות.

שלב שני: הטמעה הדרגתית

במקום להפעיל את המערכת לכל הארגון בבת אחת, מומלץ להתחיל עם קבוצה קטנה של משתמשים מתקדמים. תנו להם להתנסות במערכת ולבנות know-how שיוכלו להעביר לשאר הצוות.

שלב שלישי: הדרכה ותמיכה

השקעה בהדרכה נכונה חיונית להצלחה. עובדים שמבינים איך להנחות נכון את Copilot יוכלו להפיק ממנו תועלת מקסימלית. Microsoft מספקת משאבי הדרכה מקיפים, אבל שירות הדרכה מקומי יכול להיות יותר יעיל.

אבטחה ופרטיות - הדבר הכי חשוב לעסקים

Microsoft השקיעה רבות באבטחת המידע של Copilot. המערכת עובדת תחת אותם סטנדרטי אבטחה של Microsoft 365, כולל הצפנה מלאה ובקרות גישה מתקדמות. המידע שלכם נשאר בארגון, והמערכת לא לומדת או שומרת מידע אישי מהשימוש שלכם.

חשוב לציין שCopilot רואה רק את המידע שהמשתמש הספציפי מורשה לראות. אם לעובד אין גישה לקובץ מסוים, גם Copilot לא יוכל לעבוד איתו.

האם קופיילוט מתאים לעסק שלכם? 

לפני שאתם מחליטים על השקעה ב-Copilot, שאלו את עצמכם: כמה זמן הצוות שלכם מבזבז על משימות חוזרות כמו כתיבת דוחות, עיבוד נתונים, או יצירת מצגות? האם יש לכם תהליכים שיכולים להיות אוטומטיים יותר? האם העובדים שלכם מתלוננים על עומס משימות אדמיניסטרטיביות?

אם התשובה לרוב השאלות היא כן, Copilot 365 יכול להיות השקעה משתלמת עבורכם.

עם 26 שנות ניסיון בתחום הטכנולוגיה והמחשוב, אנחנו ב-AllNet רואים את ההשפעה הגדולה שכלים כמו Copilot יכולים להיות על עסקים בגודל שלכם. הטכנולוגיה כבר כאן, והשאלה היא לא אם להשתמש בה, אלא מתי ואיך לעשות את זה נכון.

אם אתם מעוניינים לבחון איך Copilot 365 יכול להתאים לארגון שלכם, אנחנו כאן לעזור בתכנון ובהטמעה שתבטיח שתפיקו את המקסימום מהטכנולוgiה החדשה הזו.